Division 6     Inspection of Companies Register

45.Registrar must make Companies Register available for public inspection

(1) The Registrar must make the Companies Register available for public inspection at all reasonable times so as to enable any member of the public—

(a) to ascertain whether the member of the public is dealing with—

(i) a company to which this subsection applies, or its directors or other officers, in matters of or connected with any act of the company;

(ii) a director or other officers of such a company in matters of or connected with the administration of the company, or of its property;

(iii) a person against whom a disqualification order has been made by a court;

(iv) a person who has entered into possession of the property of such a company as mortgagee;

(v) a person who is appointed as the provisional liquidator or liquidator in the winding up of such a company; or

(vi) a person who is appointed as the receiver or manager of the property of such a company; and

(b) to ascertain the particulars of the company, its directors or other officers, or its former directors (if any), or the particulars of any person mentioned in paragraph (a)(iv), (v) or (vi).

(2) Subsection (1) applies to—

(a) a company falling within the definition of company in section 20(1); and

(b) an unregistered company as defined by section 326 of the Companies (Winding Up and Miscellaneous Provisions) Ordinance (Cap. 32).

(3) For the purposes of subsection (1), the Registrar must, on receiving the fee payable under the regulations made under section 26, allow a person to inspect any information on the Companies Register in any form that the Registrar thinks fit.

(4) For the purposes of subsection (1), the Registrar may, on receiving the fee payable under the regulations made under section 26, produce to a person a copy or a certified true copy of any document or information on the Companies Register, in so far as the document or information may be made available for public inspection, in any form that the Registrar thinks fit.

(5) In this section—

disqualification order (取消資格令), in relation to a person,means an order that, for a period specified in the order beginning on the date of the order, the person must not, without the leave of the court—

(a) be a director, or a liquidator or provisional liquidator,of any company to which subsection (1) applies;

(b) be a receiver or manager of the property of such a company; or

(c) in any way, whether directly or indirectly, be concerned or take part in the promotion, formation or management of such a company.

46.Registrar’s certified true copy admissible as evidence

In any proceedings—

(a) a document purporting to be a copy of any information produced under section 45(4), and purporting to be certified by the Registrar as a true copy of the information, is admissible in evidence on its production without further proof; and

(b) on being admitted in evidence under paragraph (a), the document is proof of the information in the absence of evidence to the contrary.

Division 7     Materials in Companies Register Unavailable for Public Inspection

Subdivision 1     General Protection

47.Interpretation

In this Subdivision—

withheld address (不提供的地址) means an address withheld from public inspection under section 49(1)(a);

withheld identification number (不提供的身分識別號碼) means a number withheld from public inspection under section 49(1)(b);

withheld information (不提供的資料) means a withheld address or a withheld identification number.

48.Information excluded from public inspection by law or court order

The Registrar must not make available for public inspection under section 45 any information excluded from public inspection by or under an Ordinance or by an order of the court.

49.Registrar may withhold residential address and identification number from public inspection

(1) The Registrar may, on application made for the purposes of this subsection, withhold from public inspection under section 45—

(a) a relevant address of the applicant contained, as an address of the applicant’s location, in a document to which this subsection applies; or

(b) a number contained, as the full number of the identity card or passport of the applicant, in a document to which this subsection applies.

(2) Subsection (1) applies to a document delivered to the Registrar for registration under any of the following Ordinances before, on or after the commencement date of this section—

(a) this Ordinance;

(b) the Companies (Winding Up and Miscellaneous Provisions) Ordinance (Cap. 32);

(c) the predecessor Ordinance.

(3) If a person’s address is withheld from public inspection under subsection (1)(a), the Registrar must instead make available for public inspection an address contained in the person’s application as the person’s correspondence address.

(4) An application for the purposes of subsection (1)(a) may be made only by a director, reserve director or company secretary, or a former director, reserve director or company secretary, of a company. An application for the purposes of subsection (1)(b) may be made by any person.

(5) If an address is required by section 56(6) to be entered in a register of directors as the usual residential address and the correspondence address of a director within a period of 5 years specified in that section, an application must not be made for the purposes of subsection (1) in relation to the address during the period.

(6) If an address is not prohibited by section 56(7) from being entered in a register of directors as the correspondence address of a director, or from being stated in a notice or return as the changed correspondence address of a director, during a period of 5 years specified in that section, an application must not be made for the purposes of subsection (1) in relation to the address during the period.

(7) An application for the purposes of subsection (1) must—

(a) contain the information required by regulations made under subsection (8)(a);

(b) be accompanied by the documents required by regulations made under subsection (8)(b); and

(c) be accompanied by a fee prescribed by regulations made under subsection (8)(c).

(8) The Financial Secretary may make regulations—

(a) providing for the information to be contained in an application made for the purposes of subsection (1),including—

(i) the correspondence address required for the purposes of subsection (3); and

(ii) any other information specified by the Registrar for such an application;

(b) providing for the documents to accompany such an application, including any document specified by the Registrar for such an application;

(c) prescribing the fees to accompany such an application; and

(d) providing for the powers of the Registrar to require additional documents and information to be provided to the Registrar for the purposes of determining such an application.

(9) The regulations may provide that the correspondence address required for the purposes of subsection (3) must not be a post office box number.

(10) In this section—

relevant address (有關地址), in relation to an applicant who makes an application for the purposes of subsection (1), means an address specified by the applicant in the application as a usual residential address of the applicant as at the date of the document in which the address is contained.

50.Restriction on use or disclosure of withheld information

The Registrar must not use or disclose withheld information except—

(a) as permitted by section 51; or

(b) in accordance with section 52.

51.Permitted use or disclosure of withheld information by Registrar

(1) The Registrar may use—

(a) a withheld address for communicating with the director, reserve director or company secretary in question; or

(b) a withheld identification number for communicating with the person in question.

(2) The Registrar may use withheld information for the purpose of or in connection with the performance of the Registrar’s functions.

(3) The Registrar may, on application made for the purposes of this subsection, disclose withheld information to a person specified by regulations made under subsection

(5)(e). A disclosure may only be made in accordance with regulations made under subsection (5).

(4) An application for the purposes of subsection (3) must—

(a) contain the information required by regulations made under subsection (5)(a);

(b) be accompanied by the documents required by regulations made under subsection (5)(b); and

(c) be accompanied by a fee prescribed by regulations made under subsection (5)(c).

(5) The Financial Secretary may make regulations—

(a) providing for the information to be contained in an application made for the purposes of subsection (3),including any information specified by the Registrar for such an application;

(b) providing for the documents to accompany such an application, including any document specified by the Registrar for such an application;

(c) prescribing the fees payable for the purposes of subsection (3) to accompany such an application;

(d) providing for the powers of the Registrar to require additional documents and information to be provided to the Registrar for the purposes of determining such an application;

(e) specifying the persons to whom withheld information may be disclosed; and

(f) providing for the conditions in accordance with which withheld information may be disclosed to such persons, including the extent to which such information may be disclosed to them.

52.Disclosure under order of Court

(1) The Court may make an order for the disclosure by the Registrar of a withheld address—

(a) if—

(i) there is evidence that the service of documents at an address contained in an application under section 49(1) as the correspondence address is not effective to bring them to the notice of the director, reserve director or company secretary in question; or

(ii) it is necessary or expedient for the withheld address to be disclosed in connection with the enforcement of an order or decree of a court; and

(b) if the Court is satisfied that it is appropriate to make the order.

(2) The Court may make an order for the disclosure by the Registrar of a withheld identification number—

(a) if it is necessary or expedient for the number to be disclosed in connection with the enforcement of an order or decree of a court; and

(b) if the Court is satisfied that it is appropriate to make the order.

(3) An order under subsection (1) or (2) may be made on the application of—

(a) a creditor of the company in respect of which the document containing the withheld information is delivered to the Registrar for registration under this Ordinance, the Companies (Winding Up and Miscellaneous Provisions) Ordinance (Cap. 32) or the predecessor Ordinance; or

(b) any other person appearing to the Court to have a sufficient interest.

(4) An order under subsection (1) or (2) must specify the persons to whom, and purposes for which, the disclosure is authorized.

Subdivision 2     Protection of Residential Address and Identification Number Contained in Certain Documents

53.Interpretation

(1) In this Subdivision—

director (董事) includes a person nominated as a reserve director under section 455(1);

protected address (受保護地址) means, subject to subsection (2)(a),an address that falls within section 54(2)(a);

protected identification number (受保護身分識別號碼) means a number that falls within section 54(2)(b);

protected information (受保護資料) means a protected address or a protected identification number;

relevant correspondence address (有關通訊地址), in relation to a director of a company, means the address contained, as the correspondence address of the director, in whichever is the most recent of the following—

(a) in the case of a company other than those falling within paragraph (a) or (b) of the definition of company in section 20(1)—

(i) an incorporation form delivered to the Registrar for registration under section 67(1)(b) in relation to the formation of the company;

(ii) a notice delivered to the Registrar for registration under section 645(1) or (2) in relation to the appointment of a director, or the nomination of a reserve director, of the company;

(iii) a notice delivered to the Registrar for registration under section 645(4) in relation to a change in the particulars contained in the register of directors of the company;

(iv) a notice delivered to the Registrar for registration under section 684(1)(d) in relation to the appointment of a director of the company; or

(v) an application delivered for the purposes of section 807(1) in relation to the registration of the company;

(b) in the case of a company falling within paragraph (a) or (b) of the definition of company in section 20(1)—

(i) an application to the Registrar under section 776(2) or (3) for registration of the company;

(ii) a return delivered to the Registrar for registration under section 791(1) in relation to a change in the directors of the company; or

(iii) a return delivered to the Registrar for registration under section 791(1) in relation to a change in the particulars of the directors of the company delivered to the Registrar under Part 16.

(2) For the purposes of this Subdivision—

(a) an address of a person does not cease to fall within section 54(2)(a) just because the person ceases to be a director of the company; and

(b) a reference to a director includes, to that extent, a former director.

(3) Subsection (2)(b) does not apply to a reference to a director in section 55 or 56.

54.Registrar must not make residential address and identification number available for public inspection

(1) Subsection (2) applies if—

(a) a document—

(i) is delivered to the Registrar for registration in respect of a company under this Ordinance or the Companies (Winding Up and Miscellaneous Provisions) Ordinance (Cap. 32) and is in a form prescribed by or under, or specified under, the relevant Ordinance; or

(ii) is delivered to the Registrar for registration in respect of a company under a provision of the predecessor Ordinance having a continuing effect under Schedule 11 or by virtue of section 23 of the Interpretation and General Clauses Ordinance (Cap. 1) and is in a form specified under section 914(6)(a) or (8)(a);

(b) any part of the document is required by the relevant Ordinance to contain, and contains—

(i) the usual residential address of a director of the company; or

(ii) the full number of the identity card or passport of any person; and

(c) the Registrar records the information contained in the document for the purposes of section 27(1).

(2) The Registrar must not make available for public inspection under section 45(1)—

(a) an address contained, as the usual residential address of a director of the company, in any part of the document that is required by the relevant Ordinance to contain that usual residential address; or

(b) a number contained, as the full number of the identity card or passport of any person, in any part of the document that is required by the relevant Ordinance to contain that full number.

(3) In this section—

relevant Ordinance (有關條例), in relation to a document or any part of a document, means the Ordinance under which the document is delivered to the Registrar for registration.

55.Registrar may make protected address available for inspection

(1) Despite section 54(2)(a), the Registrar may make a protected address available for public inspection in accordance with section 56 if—

(a) communications sent by the Registrar to the director,and requiring a response within a specified period,remain unanswered; or

(b) there is evidence that the service of documents by the Registrar at the relevant correspondence address of the director is not effective to bring them to the notice of the director.

(2) The Registrar must not make a decision under subsection (1) unless the Registrar—

(a) has notified the director and the company that he or she proposes to make the protected address available for public inspection under subsection (1); and

(b) has considered any representation made within the period specified under subsection (3)(b).

(3) A notice under subsection (2)(a)—

(a) must state the grounds for the proposal; and

(b) must specify a period within which representations may be made before the protected address is made available for public inspection under subsection (1).

(4) A notice under subsection (2)(a) must be sent to the director—

(a) at the protected address; or

(b) if it appears to the Registrar that service at the protected address may not be effective to bring it to the notice of the director, at the relevant correspondence address of the director.

56.Provision supplementary to section 55

(1) If the Registrar is to make a protected address available for public inspection under section 55(1), he or she must proceed as if—

(a) a notice had been delivered to the Registrar for registration under section 645(4) stating that the correspondence address of the director is changed to the protected address; or

(b) a return had been delivered to the Registrar for registration under section 791 stating that the correspondence address of the director is changed to the protected address.

(2) The Registrar must give written notice of having done so—

(a) to the director; and

(b) to the company.

(3) A written notice must also state the decision date in relation to the protected address.

(4) A written notice under subsection (2)(a) must be sent to the director—

(a) at the protected address; or

(b) if it appears to the Registrar that service at the protected address may not be effective to bring it to the notice of the director, at the relevant correspondence address of the director.

(5) On receipt of a written notice, the company must enter the protected address in its register of directors as the correspondence address of the director.

(6) If, within 5 years after the decision date for a protected address, the director notifies the company of another address as his or her usual residential address—

(a) the company must enter that other address in its register of directors as the usual residential address and the correspondence address of the director; and

(b) the company must proceed with the notice or return under section 645(4) or 791 as if the correspondence address of the director was also changed to that other address.

(7) During the period of 5 years after the decision date for a protected address—

(a) the company must not enter in its register of directors as the correspondence address of the director any address other than—

(i) the protected address; or

(ii) if, after the protected address is made available for public inspection under section 55(1), an address is notified by the director to the company as his or her usual residential address, the address so notified; and

(b) the company must not state in the notice or return under section 645(4) or 791 that the correspondence address of the director is changed to any address other than—

(i) the protected address; or

(ii) if, after the protected address is made available for public inspection under section 55(1), an address is notified by the director to the company as his or her usual residential address, the address so notified.

(8) Subsections (5), (6)(a) and (7)(a) do not apply to—

(a) a non-Hong Kong company registered under section 777(1); or

(b) a company that was, at any time before the commencement date of Part 16, registered in the register kept under section 333AA of the predecessor Ordinance.

(9) If a company contravenes subsection (5), (6) or (7), the company, and every responsible person of the company, commit an offence, and each is liable to a fine at level 4 and, in the case of a continuing offence, to a further fine of $700 for each day during which the offence continues.

(10) In this section—

decision date (決定日期), in relation to a protected address, means the date on which the Registrar decides to make the protected address available for public inspection under section 55(1).

57.Restriction on use or disclosure of protected information

The Registrar must not use or disclose protected information except—

(a) as permitted by section 58; or

(b) in accordance with section 59.

58.Permitted use or disclosure of protected information by Registrar

(1) The Registrar may use—

(a) a protected address for communicating with the director in question; or

(b) a protected identification number for communicating with the person in question.

(2) The Registrar may use protected information for the purpose of or in connection with the performance of the Registrar’s functions.

(3) The Registrar may, on application made for the purposes of this subsection, disclose protected information to a person specified by regulations made under subsection (5)(e). A disclosure may only be made in accordance with regulations made under subsection (5).

(4) An application for the purposes of subsection (3) must—

(a) contain the information required by regulations made under subsection (5)(a);

(b) be accompanied by the documents required by regulations made under subsection (5)(b); and

(c) be accompanied by a fee prescribed by regulations made under subsection (5)(c).

(5) The Financial Secretary may make regulations—

(a) providing for the information to be contained in an application made for the purposes of subsection (3),including any information specified by the Registrar for such an application;

(b) providing for the documents to accompany such an application, including any document specified by the Registrar for such an application;

(c) prescribing the fees payable for the purposes of subsection (3) to accompany such an application;

(d) providing for the powers of the Registrar to require additional documents and information to be provided to the Registrar for the purposes of determining such an application;

(e) specifying the persons to whom protected information may be disclosed; and

(f) providing for the conditions in accordance with which protected information may be disclosed to such persons, including the extent to which such information may be disclosed to them.

59.Disclosure under order of Court

(1) The Court may make an order for the disclosure by the Registrar of a protected address—

(a) if—

(i) there is evidence that the service of documents at the relevant correspondence address of the director is not effective to bring them to the notice of the director; or

(ii) it is necessary or expedient for the protected address to be disclosed in connection with the enforcement of an order or decree of a court; and

(b) if the Court is satisfied that it is appropriate to make the order.

(2) The Court may make an order for the disclosure by the Registrar of a protected identification number—

(a) if it is necessary or expedient for the number to be disclosed in connection with the enforcement of an order or decree of a court; and

(b) if the Court is satisfied that it is appropriate to make the order.

(3) An order under subsection (1) or (2) may be made on the application of—

(a) a creditor of the company in respect of which the document containing the protected information is delivered to the Registrar for registration under this Ordinance or the Companies (Winding Up and Miscellaneous Provisions) Ordinance (Cap. 32); or

(b) any other person appearing to the Court to have a sufficient interest.

(4) An order under subsection (1) or (2) must specify the persons to whom, and purposes for which, the disclosure is authorized.

Subdivision 3     Supplementary

60.Extent of prohibition

If a prohibition under this Division applies by reference to information deriving from a particular description of document,the prohibition does not affect—

(a) the availability for public inspection of the information through other means; and

(b) the availability for public inspection of the information deriving from another description of document in relation to which the prohibition does not apply.

Division 8     Miscellaneous

61.Registrar may issue certificates in any manner

(1) The Registrar may issue a certificate under this Ordinance in any manner the Registrar thinks fit.

(2) Without limiting the powers of the Registrar under subsection (1), the Registrar may issue a certificate in the form of an electronic record.

62.Registrar not responsible for verifying information

The Registrar is not responsible for verifying—

(a) the truth of the information contained in a document delivered to the Registrar; or

(b) the authority under which a document is delivered to the Registrar.

63.Immunity

(1) Neither the Registrar nor any public officer incurs any civil liability, and no civil action may lie against the Registrar or any public officer, in respect of anything done, or omitted to be done, by him or her in good faith—

(a) in the performance, or purported performance, of functions under this Ordinance; or

(b) in the exercise, or purported exercise, of powers under this Ordinance.

(2) Where, for the purposes of this Ordinance, a protected person provides a service by means of which information in electronic form is supplied to the public, or supplies information by means of magnetic tapes or any electronic mode, the protected person is not personally liable for any loss or damage suffered by a user of the service or information by reason of an error or omission appearing in the information if the error or omission—

(a) was made in good faith and in the ordinary course of the discharge of the protected person’s duties; or

(b) has occurred or arisen as a result of any defect or breakdown in the service or any equipment used for the service or for supplying the information.

(3) Where, for the purposes of this Ordinance, a protected person provides a service or facility by means of which documents may be delivered to the Registrar by electronic means, the protected person is not personally liable for any loss or damage suffered by a user of the service or facility by reason of an error or omission appearing in a document delivered to the Registrar by means of the service or facility if the error or omission—

(a) was made in good faith and in the ordinary course of the discharge of the protected person’s duties; or

(b) has occurred or arisen as a result of any defect or breakdown in the service or facility or in any equipment used for the service or facility.

(4) The protection given to a protected person by subsections (2) and (3) in respect of an error or omission does not affect any liability of the Government in tort for the error or omission.

(5) In this section—

protected person (受保障人) means a person authorized by the Registrar to supply the information or provide the service or facility.

64.Discrepancy between document and certified translation

(1) This section applies if—

(a) a certified translation of a document is delivered by a company to the Registrar for the purposes of section 31(1)(b) to accompany the document in a language other than English or Chinese; and

(b) there is a discrepancy between the document in that language and the certified translation of the document.

(2) The company may not rely on that translation, in so far as it relates to the discrepancy, as against a third party.

(3) A third party may not rely on that translation, in so far as it relates to the discrepancy, as against the company unless the third party—

(a) had no knowledge of the contents of the document in that language; and

(b) had actually relied on that translation in so far as it relates to the discrepancy.

(4) In this section—

third party (第三者) means a person other than the company.

65.Offence for destruction etc. of registers, books or documents

(1) A person commits an offence if the person dishonestly,with a view to gain for the person’s own self or another, or with intent to cause loss to another, destroys, removes, alters, defaces or conceals—

(a) any register, book or document belonging to, or filed or deposited in, the office of the Registrar; or

(b) any electronic record, microfilm, image or other record of such register, book or document.

(2) A person who commits an offence under subsection (1) is liable on conviction on indictment to imprisonment for 7 years.

(3) A person commits an offence if the person wilfully or maliciously destroys, removes, alters, defaces or conceals—

(a) any register, book or document belonging to, or filed or deposited in, the office of the Registrar; or

(b) any electronic record, microfilm, image or other record of such register, book or document.

(4) A person who commits an offence under subsection (3) is liable—

(a) on conviction on indictment to a fine of $150,000 and to imprisonment for 2 years; or

(b) on summary conviction to a fine at level 5 and to imprisonment for 6 months.

The above are the Gold Brand Consulting limited collection arrangement,Please give sources if someone likes to quote,you can contact customer service  for any business and call to 020-61133120 in any times,thank you!